文件归档解决方案的核心是解决文件归档之后内容识别和有效利用的问题。本方案采用模块化的设计思路，主要解决扫描文件内容识别及转换，电子文档集中管控、灵活分类、全文检索等问题，从而增加传统纸质文档使用的便利性，提高资料的利用率，加快知识的传播速率。
通过扫描仪将纸质文档资料内容扫描成清晰的电子图片或者多页的PDF文档直接存放到系统中进行归档分类管理，方便日后相关资料的查阅及再次使用，避免了很多不必要的时间浪费和人力劳作。
纸质文档解决方案可以帮助单位摆脱烦琐的纸质文档采集工作，可以方便快捷的进行各类纸质文档的电子化，分类归档的整理工作。可对上传文件进行后处理，包括文件改名、转移，增加标签等，纳入正式管理。系统操作简单，对扫描计算机无严格要求，只需一台普通的计算机即可，和扫描仪连接。关于扫描仪的选型也可根据用户的需求进行选择。
文件归档系统有以下主要功能
扫描文件自动转换为可识别的常见文档；元数据和索引建立；访问权限控制管理； 在线预览；全文本搜索技术支持；文档离线加密和安全管理；自动属性数据提取和多维度的分类管理功能，集成内容标签技术；智能文件夹提供基于规则的业务功能实现，可通过规则定制自动实现用户的内容操作需求。将纸质文件标题转化为电子目录。自动提醒到期需要销毁的文件。生成二维码或条形码，并可以通过扫描生成的二维码或条形码形成固定格式的目录。
文件归档解决方案能够帮助企业很好的管理和利用纸质文档，为客户带来如下使用价值：
电子文档的可检索性可以加快资料查询的速度，提高工作效率；电子文档更容易分享，增进知识的传播速度，提高知识的利用率；电子文档的存储和归档的便利性能够降低文件资料的维护和管理成本，从而使企业降低生产成本，提高竞争力；克服传统的文件归档解决方案，电子化文档容易被修改、文件外传导致泄密等弊端； 降低对纸张的依赖，绿色环保。
文件归档不仅仅帮助企业很好的管理和利用纸质文档，也为客户带来了很多的使用价值，文件归档值得用户安全、放心的使用。
